Beschluss:

 

Der Hauptausschuss nimmt den vorgestellten Sachverhalt zur Kenntnis und stimmt der vorgeschlagenen Vorgehensweise zu. Des Weiteren beschließt der Ausschuss den Auftrag zur Lieferung und Einrichtung der erforderlichen Softwarekomponenten entsprechend dem Angebot vom 15.02.2022 an die Fa. Orgasoft Kommunal GmbH aus Saarbrücken zu erteilen.

 

Abstimmungsergebnis:

 

Einstimmig	X
Zustimmungen	./.
Ablehnung	./.
Stimmenenthaltungen	./.

 

Ergänzung: Mögliche Finanzierung durch die Verbandsgemeinde wird in Nachhinein geklärt.

 

Sachverhalt:

 

Die Stadt Mendig beabsichtigt, ein Baumkataster für den Bereich der Stadt Mendig erstellen zu lassen.

 

Die Gemeinde/ Stadt muss im Schadensfalls nachweisen, dass Sie eine Dokumentation hat und ihrer Verkehrssicherungspflicht durch regelmäßige Kontrollen auch hinreichend nachkommt. Der Umfang derartiger Baumkontrollen ist insbesondere in der FLL Richtlinie Baumkontrollen (FLL steht für: Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung und Landschaftsbau e.V.) geregelt. Baumkontrollen sind zur Überprüfung der Verkehrssicherheit, zur Ermittlung von Schäden und ggf. zur Festlegung von Sicherungs- und Pflegemaßnahmen bzw. Handlungsempfehlungen durchzuführen.

 

Die Verwaltung empfiehlt folgende Reihenfolge:

 

1. Beschaffung und Einrichtung einer Software für die Erstellung und Fortschreibung eines Baumkatasters.
2. Ausschreibung zur Erstellung eines Baumkatasters in das zuvor beschaffte Programm
3. Nach erstmaliger Erstellung eines Katasters Ausschreibung eines Rahmenvertrages für die regelmäßigen Baumkontrollen

 

Die Software soll eine praktikable Lösung darstellen, vorzugsweise eine Erweiterung der bestehenden Fachanwendungen innerhalb der Verbandsgemeinde, die sich zum Teil auch heute schon in der Stadt Mendig und den Ortsgemeinden im Einsatz befinden.

 

In der Verbandsgemeinde Mendig wird bereits seit vielen Jahren CAIGOS eingesetzt, welches in Kombination mit den ebenfalls im Einsatz befindlichen KIS-Anwendungen der Firma Orgasoft Kommunal GmbH aus Saarbrücken, in nahezu allen Bereichen der Verwaltung. Neben den Anwendungen für Haushalt, Buchhaltung und Kassenverwaltung erfolgt in diesen Anwendungen auch die Führung der zentralen Vertragsdatenbank, die Gebühren- und Beitragsbearbeitung, die Liegenschaftsverwaltung, die Friedhofsverwaltung, sowie in CAIGOS die Fachanwendungen Wasser und Kanaldatenbank, Friedhofskataster. Innerhalb der CAIGOS-Welt gibt es eine spezielle Fachanwendung für die Baumerfassung u. -pflege.

 

Das Produkt nennt sich CAIGOS Baum und wird direkt über die Fa. Orgasoft Kommunal angeboten. Eine kurze Infobroschüre ist als Anlage beigefügt.

 

Die Erweiterung bietet den Vorteil, dass die Informationen direkt in das zentrale und im Grunde schon bekannte System eingepflegt werden, und dort mit allen anderen Informationen innerhalb der Fachabteilung direkt sichtbar und verwertbar sind. Auf der Planungsebene kann somit bereits schon in einem frühen Stadium Rücksicht auf vorhandene Standorte von Bäumen, Straßenleuchten aber auch Wasser -u. Abwasserleitungen genommen werden. Die Erfassung vor Ort erfolgt dann einfach mittels Tablet oder Smartphone, direkt vor Ort, beispielsweise durch Mitarbeiter des Bauhofs oder externe Fachleute.

 

Die Verwaltung hat hierzu bereits Kontakt zu der Orgasoft aufgenommen und dort ein entsprechendes Angebot angefordert. Die Kosten für die Anschaffung der entsprechenden Softwarekomponenten belaufen sich einmalig auf rd. 7.200 EUR brutto, die jährlichen Entgelte belaufen sich auf rd. 1.800 EUR brutto.

 

Für die Erweiterung und Nutzung der Erweiterung CAIGOS Baum ist die Aktualisierung der vorhandenen CAIGOS Anwendung auf eine neuere Version und damit auch die Erweiterung um das Modul CAIGOS GLOBE erforderlich. CAIGOS GLOBE ist Voraussetzung für CAIGOS Baum. Eine entsprechende Beschlussfassung für GAIGOS GLOBE soll in der nächsten Sitzung des Verbandsgemeinderates im März 2022 herbeigeführt werden.

 

Die Verwaltung bereitet derzeit die Ausschreibung zur Erstellung eines Baumkatasters vor. Ein Leistungsverzeichnis muss grundsätzlich so erstellt sein, dass die geforderte Leistung umfassend und erschöpfend beschrieben ist. In Bezug auf die vorliegende Ausschreibung ist es somit erforderlich, die Zahl der städtischen Bäume zu ermitteln, Positionen im Leistungsverzeichnis zu beschrieben und aufzugliedern, um den Umfang der Erfassung abschätzen zu können und damit letztlich auch die Angebote, die im Rahmen des Vergabefahrens abgebeben werden, vergleichen zu können.

 

Eine überschlägige Ermittlung der Bäume seitens der Verwaltung hat bereits stattgefunden. Im Ergebnis ist innerhalb der Ortsgrenzen der Stadt Mendig von einem Baumbestand von ca. 4.000 Bäumen auszugehen (2.000 Einzelbäume, der Rest in sog. Baumgruppen, Waldflächen ausgenommen).