Beschluss:

 

Der Verbandsgemeinderat beschließt, der Empfehlung der kommunalen Spitzenverbände zu folgen und das DMS-System 2Charta über den Rahmenvertrag der KommWis zu beschaffen. Der Bürgermeister wird zum Abschluss der Rahmenvereinbarung ermächtigt.

 

Abstimmungsergebnis:

 

Einstimmig	X
Zustimmungen	./.
Ablehnung	./.
Stimmenenthaltungen	2

 

 

Sachverhalt:

 

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (kurz Onlinezugangsgesetz, OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis zum 31.12.2022 nahezu alle Verwaltungsleistungen elektronisch über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Ein positiver Effekt für Bürger und Verwaltung ist aber nur dann zu erwarten, wenn Dienstleistungen, die online beantragt wurden, auch digital innerhalb der Verwaltung weiterverarbeitet werden können.

Die Einführung eines Dokumentenmanagements ist dafür eine zentrale Komponente, dokumentenorientierte Prozesse können optimiert und medienbruchfrei gestaltet werden. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) muss kompatibel mit den in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren sein, aber ebenso das Zusammenspiel mit den landesweit eingesetzten Werkzeugen zur Digitalisierung (z.B. Prozessmodellierung, Bezahlsystem, Nutzerkonto) ermöglichen.

2Charta, ein DMS der Firma Lorenz Orga-Systeme GmbH aus Frankfurt, erfüllt alle Voraussetzungen. Das DMS können Kommunen über einen Rahmenvertrag des Landes Rheinland-Pfalz beziehen. Dem vorangegangen war ein europaweites Ausschreibungsverfahren, das federführend durch die KommWis GmbH, dem Tochterunternehmen der kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz, durchgeführt wurde. Das Unternehmen Lorenz Orga-Systeme GmbH konnte dabei mit seinem DMS die kommunalen Spitzenverbände sowie 13 mitwirkende Kommunen im Vergabeverfahren von seiner Leistungsfähigkeit überzeugen. Gegenstand des Vertrages ist eine Kommunallizenz einer DMS/VBS-Gesamtlösung, bestehend aus einem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem mit entsprechenden Scankomponenten (u.a. bekannt als: DMS, VBS, ECM, E-Akte, Schriftgutverwaltung usw.) für alle interessierten kommunalen Körperschaften in Rheinland-Pfalz.

Um die Einführung und Inbetriebnahme der landeseinheitlichen kommunalen DMS-Lösung zu beschleunigen und insgesamt zu erleichtern wurden Musterverfahren und Musterkonfigurationen für die Kommunen erarbeitet, für die Kommunen entstehen so im Vergleich zur Beschaffung eines herkömmlichen Systems folgenden Vorteile:

1.    Steigerung der Auslieferungsqualität, Anpassung auf kommunale Bedürfnisse

2.    Reduktion der Einführungsaufwände und Einführungskosten

3.    Zeitliche Verkürzung der, in der Regel sehr langen, Einführungsphase

4.    Kompatibilität mit allen 8 vom Land Rheinland-Pfalz zur Verfügung gestellten Basiskomponenten zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes.

Die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz sowie die Stadt Koblenz, Vertragspartner der Verbandsgemeinde Mendig im Rahmen der Virtuellen Kommune, setzen 2Charta ebenfalls ein. Allen Kommunen in Rheinland-Pfalz, die bisher noch kein DMS-System im Einsatz haben, aber im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes zur rechtssicheren Ablage aller Vorgänge verpflichtet sind, wird empfohlen auf 2Charta zurückzugreifen.

Bei einer Anschaffung von 2Charta für die Verbandsgemeinde Mendig und einer Nutzung durch alle Mitarbeiter entstehen monatliche Kosten von 892,50 Euro. Die Installation sowie die nötigen Schulungs- und Einrichtungspakete belaufen sich auf insgesamt 25.132,80 Euro.