Sachverhalt:

 

Verantwortliche für den Datenschutz in der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind der Bürgermeister der Verbandsgemeinde, die Büroleitung sowie die Fachbereichsleiter. Die persönliche Verantwortlichkeit eines jeden Mitarbeiters für die ordnungsgemäße Verarbeitung personenbezogener Daten bleibt davon unberührt.

 

Analog ist in den Ortgemeinden der Ortsbürgermeister für die Einhaltung des Datenschutzes in seinen Zuständigkeitsbereichen (z.B. Kindergarten) verantwortlich.

 

Seitdem 1.September 2020 ist Frau Sabrina Zilligen die Datenschutzbeauftragte der Verbandsgemeinde Mendig. Sie ist zuständig für die Beantwortung aller Fragen, die den Datenschutz betreffen. Sie hat die in den Art. 38 und 39 DSGVO genannten Mindestaufgaben und Befugnisse. Beispielhaft sind zu nennen:

 

§ Unterrichtung, Beratung und Unterstützung der verbandsgemeindeeigenen Organisationseinheiten (Fachbereiche, Stabstellen, Eigenbetriebe, Feuerwehr etc.), einschließlich der Personalvertretung in allen Fragen des Datenschutzes,

§ Zusammenarbeit mit dem Landesdatenschutzbeauftragten RLP,

§ Mitwirkung bei Projekten mit datenschutzrelevanten Komponenten, insbesondere der Erarbeitung verwaltungsinterner Regelungen und Satzungen und Formularen mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden sowie Verträgen mit Externen,

§ Teilnahme an internen Arbeitskreisen und Vertretung der Verbandsgemeinde Mendig in externen Arbeitskreisen und Gremien mit datenschutzrechtlichem Bezug.

 

Damit der Datenschutz innerhalb der Verwaltung in ein Regelwerk gebettet wird, wurde bereits eine Dienstanweisung formuliert. Diese Dienstanweisung bildet die Grundlage für die Abarbeitung des Prüfberichtes der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz.

 

Da es sich bei einer Dienstanweisung um eine innerdienstliche Regelung handelt, fallen die Ortsgemeinden und die Stadt nicht darunter.

 

Grundsätzlich fungiert die Verbandsgemeinde als Verwaltung der verbandsangehörigen Gemeinden, d.h., dass z.B. Personalkosten der städtischen Mitarbeiter im Haus erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Die dafür zuständige Mitarbeiterin ist als Angestellte der VG an die Dienstanweisung gebunden und kann die Datenschutzbeauftragte um Beratung bitten.

Datenschutz = Aufgabe der Verbandsgemeinde

 

Als autarke Institution gilt dies z.B. bei den Kindergärten nicht. Diese unterliegen nicht der Dienstanweisung der Verbandsgemeinde. Hier müsste eine separate Dienstanweisung durch den Ortsbürgermeister erlassen werden, welche die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gewährleistet.

Datenschutz= Aufgabe der Ortsgemeinden und der Stadt

 

Um jedoch eine verbandsgemeindeeinheitliche Lösung zu finden hat sich Frau Zilligen dazu bereiterklärt, die Aufgabe der Datenschutzbeauftragten für die Stadt Mendig und die Ortsgemeinden Bell, Thür, Rieden und Volkesfeld per Ernennungsurkunde zu übernehmen. Die Dienstanweisung wird dann in analoger Form auch verbindlich für die Mitarbeiter*innen der Ortsgemeinden und der Stadt.

 

Frau Zilligen steht für die Umsetzung von datenschutzrechtlichen Maßnahmen im regelmäßigen Austausch mit dem Ortsbürgermeister.