Beschluss:

Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt dem Abschluss eines Verwaltungs- und Verwahrungsvertrages zwischen der Verbandsgemeinde Mendig und dem Landeshauptarchiv Koblenz zum 01.01.2019 zu.

 

 

Abstimmungsergebnis:

 

Einstimmig	X
Zustimmungen	./.
Ablehnung	./.
Stimmenenthaltungen	./.

 

Sachverhalt:

Die Archivierung von Unterlagen ist eine Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung und ergibt sich aus dem Landesarchivgesetz (LArchG).

Diese Vorschrift findet sinngemäß auch für die Unterlagen und Altakten der Stadt Mendig und der Ortsgemeinden Anwendung.

 

Unterlagen sind von einem Archivar zu bewerten und bei festgestellter Archivwürdigkeit zu archivieren.

 

Um den gesetzlichen Bestimmungen zu genügen, kommen entweder die Einrichtung eines eigenen bzw. gemeinsamen (kommunalen) Archivs oder aber die Zusammenarbeit mit dem Landeshauptarchiv (LHA) auf Basis eines Verwahrungs- und Verwaltungsvertrages (VVV) in Betracht.

 

Die Einrichtung eines eigenen Archives wurde bereits vor einigen Jahren im Rahmen der Planungen für ein „Kreisarchiv“ thematisiert, hat sich jedoch letztlich nicht umsetzen lassen.

Die Zusammenarbeit mit anderen Gebietskörperschaften (etwa umliegende Verbandsgemeinden) wäre hingegen möglich. Allerdings bedarf es für die Einrichtung und Unterhaltung eines derartigen Archivs eines Archivars, womit entsprechend hohe Personalkosten verbunden wären.

Darüber hinaus würde dieser Lösungsweg einen geeigneten Standort erfordern; auch hierbei wäre mit erheblichen Kosten für die baulichen Anlagen zu rechnen.

 

Die Alternative, der Abschluss eines VVV mit dem LHA, würde sich hingegen deutlich preiswerter gestalten, da hier mit einem Beitrag von 0,54 EUR pro Einwohner der VG pro Jahr zu rechnen ist – mithin pro Jahr ca. 7.300 EUR.

Ausgenommen von dieser Leistung sind lediglich konservatorische Maßnahmen (etwa bei Schimmel- oder Pilzbefall von Aktenbeständen).

 

Im Falle einer solchen Vereinbarung wäre seitens der Verwaltung vorab zu prüfen, welche Unterlagen nicht mehr benötigt werden. Archivwürdige Unterlagen werden dem LHA im Rahmen der Anbietungspflicht zur Archivierung angeboten, der zuständige Archivar entscheidet, ob die Unterlagen archivwürdig sind; in diesem Falle werden sie vom LHA übernommen und rechtskonform archiviert.

Unterlagen, die nicht als archivwürdig eingestuft werden, können hingegen vernichtet oder aber ggf. weiterhin als Unterlagen bei der Verwaltung aufbewahrt werden.

 

Seitens des Fachbereiches 1 wird vorgeschlagen, mit dem Landeshauptarchiv Koblenz einen Verwahrungs- und Verwaltungsvertrag abzuschließen und dem LHA die vorhandenen, aber nicht mehr benötigten Aktenbestände anzubieten.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das historische Archivgut der Verbandsgemeinde sowie der verbandsangehörigen Gemeinden auch künftig schadlos erhalten bleibt und nach den Bestimmungen des Archiv- und Datenschutzrechtes zugänglich ist.

Der Verwahrungs- und Verwaltungsvertrag ist als Entwurf der Anlage beigefügt und kann zum 01.01.2019 in Kraft treten.