Beschluss:

1.    Der Gemeinderat Rieden beschließt die Tablet Lösung (Sitzungsprogramm Session/Mandatos) zeitnah einzuführen.

2.    Die Beschaffung der Tablets erfolgt nach einer Probezeit von 6 Monaten im Verbandsgemeinderat, sofern sich kein Widerstand aus dem Gemeinderat ergibt.

3.    Für die Beschaffung der Tablets sowie der Schutzhüllen sind im Haushalt 2018 ca. 5.900,00 Euro (inkl. MWSt.) einzuplanen.

4.    Der Gemeinderat Rieden beschließt, dass alle Sitzungsunterlagen von den Gemeinderatsmitgliedern über private Internetverbindungen heruntergeladen werden. Sollte ein Ratsmitglied dazu nicht in der Lage sein, erhält es die Unterlagen in Papierform.

 

Abstimmungsergebnis:

 

Einstimmig	X
Zustimmungen	./.
Ablehnung	./.
Stimmenenthaltungen	./.

 

Sachverhalt:

 

Nach der Sommerpause ist beabsichtigt im Verbandsgemeinderat mit dem Einsatz des Sitzungsprogrammes Session/Mandatos auf Tablets zu beginnen. Auch in der Ortsgemeinde Rieden könnte zeitnah eine Umstellung von der Papiervorlage hin zum Tablet erfolgen. Die Ortsgemeinde würde durch die Umstellung erhebliche Lizenzkosten sparen, da die Generallizenz bereits von der Verbandsgemeinde erworben wurde und allen Ortsgemeinden kostenlos zur Verfügung gestellt werden kann.

 

Nach Gesprächen mit dem Softwareanbieter Somacos, den Anwendungsbetreuern im Rechenzentrum in Koblenz und benachbarten Verwaltungen ist eine klare Festlegung auf Tabletts des Herstellers Apple erfolgt, da diese Geräte sich am besten für den gewünschten Einsatz eignen. Der Verbandsgemeinderat hat sich ebenso für diese Tablet Lösung entschieden.

 

Für den Ortsgemeinderat Rieden werden 18 Tablets benötigt. In Anbetracht der Tatsache, dass bereits 4 Ratsmitglieder dem Verbandsgemeinderat Mendig angehören, sind 14 Tablets zu beschaffen.

 

Sollte die Tablet Lösung bzw. Mandatos für den Ortsgemeinderat eingerichtet werden, so verzichtet jedes Ratsmitglied bei einer Überlassung der Hard-/Software (Tablets/Somacos Mandatos) auf die weitere Übersendung/Aushändigung der Sitzungsunterlagen bzw. Arbeitsunterlagen etc. in Papierform. Die Sitzungsunterlagen sind stattdessen vorab von jedem Ratsmitglied über ein privates WLAN-Netzwerk auf das Tablet herunterzuladen. Dazu wird eine Internetverbindung (WLAN) des Tablets benötigt.

 

Über die weitere Nutzung des iPads und der Mandatos App ist eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen.

 

Auf Grund der Tatsache, dass der Gemeinderat an mehreren Sitzungsorten in Rieden (Gaststätte Silberdistel, Pension Leich) tagt, ist weiterhin beabsichtigt diese Lokalitäten mit WLAN auszustatten, um Zugriff auf Sitzungsunterlagen etc. zu erhalten. Bei der Einrichtung dieser WLAN-Verbindungen sind die Vorschriften des Datenschutzes und des IT-Grundschutzes zu beachten und umzusetzen. Für die Einrichtung und Umsetzung der WLAN-Verbindungen wurden folgende Zusatzkosten ermittelt:  

 

 

 

Silberdistel	Einmalig		Service	Monatlich	Jährlich
Router TP-Link Archer AC	119,00 €		FreeRate	11,84 €	142,08 €
Elektriker ca. 4 Std. * 44,00 € netto	209,44 €
Überschlägige Materialkosten	100,00 €
Gesamt Silberdistel	428,44 €			11,84 €	142,08 €
Pension Leich	Einmalig		Service	Monatlich	Jährlich
Router TP-Link Archer AC	119,00 €		FreeRate	11,84 €	142,08 €
Elektriker ca. 4 Std. * 44,00 € netto	209,44 €
	100,00 €
Gesamt Pension Leich	428,44 €			11,84 €	142,08 €
Gesamtkosten Rieden	856,88 €			23,68 €	284,16 €

 

Für die weitere Entscheidungsfindung ist anzumerken, dass die Ausstattung der Sitzungsorte mit WLAN für die Einsatzfähigkeit der Geräte nicht zwingend erforderlich ist. Sofern alle Ratsmitglieder die Unterlagen vorab herunterladen, wird in der Regel während der Sitzung die WLAN-Verbindung nicht benötigt. Allerdings ist ohne WLAN-Verbindung die Recherche im Archiv während einer Sitzung nicht möglich (es sei denn, dass die Unterlagen bereits auf das Tablet heruntergeladen wurden).

 

Der Gemeinderat Volkesfeld, der auch über die Anschaffung der Tablets berät, verzichtet bereits im Vorfeld auf die Einrichtung zusätzlicher WLAN-Verbindungen an den verschiedenen Sitzungsorten in Volkesfeld.